La importancia de expedir correctamente los Certificados de Retenciones en Colombia
- Millenium Enterprise
- 27 mar
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En Colombia, la correcta expedición de los certificados de retención en la fuente es una obligación esencial para los agentes retenedores. Estos certificados validan las retenciones practicadas a los proveedores sobre pagos sujetos a impuestos y son fundamentales para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y la transparencia financiera de las empresas.
Normativa Aplicable
La legislación colombiana establece directrices claras sobre la emisión de estos certificados:
Artículo 381 del Estatuto Tributario: Establece que los agentes retenedores deben expedir anualmente un certificado de retenciones por conceptos diferentes a los originados en relaciones laborales. Este certificado debe contener
Año gravable y ciudad donde se efectuó la retención.
Nombre o razón social y NIT del retenedor.
Dirección del agente retenedor.
Nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.
Monto total y concepto del pago sujeto a retención.
Concepto y cuantía de la retención efectuada.
Además, a solicitud del beneficiario del pago, el retenedor debe expedir un certificado por cada retención efectuada con las mismas especificaciones.
Artículo 1.6.1.12.12 del Decreto 1625 de 2016: Permite que las personas jurídicas entreguen los certificados de retención en la fuente en forma continua impresa por computador, sin necesidad de firma autógrafa.
Plazos para la Expedición de los Certificados de Retenciones
Los agentes retenedores deberán expedir y entregar los certificados de retención a más tardar el 31 de marzo del año siguiente al que corresponde la retención. Cumplir con este plazo es esencial para que los proveedores puedan incluir estos valores en su declaración de renta y evitar inconvenientes con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Sanciones por la No Expedición de Certificados de Retención
El incumplimiento en la expedición de los certificados de retención puede acarrear sanciones significativas para el agente retenedor. Según el Artículo 667 del Estatuto Tributario, la sanción consiste en una multa equivalente al 5% del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos. Esta sanción puede reducirse al 30% si la omisión se subsana antes de la notificación de la resolución sanción, o al 70% si se subsana dentro de los dos meses siguientes a dicha notificación.
Automatización con Millenium Enterprise
La generación manual de certificados de retención puede ser un proceso tedioso y propenso a errores. Para optimizar este procedimiento, Millenium Enterprise ofrece una solución automatizada que permite:
Generar los certificados de retenciones de forma automática, cumpliendo con la normativa vigente.
Enviar los certificados directamente al correo electrónico de cada proveedor.
Asegurar el cumplimiento de los plazos establecidos por la DIAN
Al implementar esta herramienta, las empresas pueden mejorar sus procesos contables, garantizar el cumplimiento normativo y evitar sanciones innecesarias.
Para conocer más sobre cómo generar los certificados de retenciones con Millenium Enterprise, te invitamos a ver nuestro video tutorial:
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