Software ERP de Nómina Electrónica en Colombia

Persona tomando notas sobre nómina electrónica junto a su computador

Normativa legal en Colombia

Ley 1819 de 2016
Ley 1581 de 2012 - Protección de Datos Personales
Ley 1266 de 2008 - Hábeas Data Financiero
Decreto 1070 de 2013
Resolución 000013 de 2021
Resolución 000019 de 2019
Ley 1819 de 2016 (Reforma Tributaria)
Ley 1943 de 2018 (Reforma Tributaria)
Circular Externa 6 de 2020 de la DIAN
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¿Qué es la Nómina Electrónica?

La nómina electrónica es un archivo digital en formato XML que contiene los detalles de los pagos realizados por un empleador a sus empleados, y que debe ser enviado periódicamente a la DIAN. Esta información es utilizada por la entidad para verificar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, laborales y de seguridad social.

¿Quiénes están obligados a reportar Nómina Electrónica?

Desde 2021, la obligatoriedad de la nómina electrónica se aplica a los siguientes contribuyentes:

Empleadores con contratos laborales
Todas las personas jurídicas y naturales que tengan empleados vinculados mediante contratos de trabajo están obligadas a generar y transmitir la nómina electrónica. Esto incluye contratos a término indefinido, término fijo, por obra o labor, y contratos de aprendizaje.
Sujetos que realizan pagos a pensionados
Aquellas entidades o personas que realicen pagos o abonos en cuenta a pensionados también deben generar y transmitir la nómina electrónica.
Independientemente de la obligación de facturar
Incluso si una empresa o persona natural no está obligada a emitir factura electrónica, pero tiene empleados contratados, debe cumplir con la obligación de la nómina electrónica.
Todos los sectores empresariales
La obligación de la nómina electrónica aplica a todos los sectores económicos, incluyendo el sector primario (agricultura), el sector industrial y el sector de servicios.

Datos requeridos para generar la Nómina Electrónica

Para realizar la generación de la nómina electrónica, es necesario contar con una serie de datos detallados de cada empleado y de la empresa. Estos son algunos de los datos claves que se deben incluir en el archivo XML:

Para la empresa:

NIT (Número de Identificación Tributaria).
Razón social o nombre de la empresa.
Información de los pagos realizados (fecha, tipo de pago, etc.).
Detalle de los aportes a seguridad social y otros pagos laborales.

Para los empleados:

Número de cédula de ciudadanía o NIT si es persona jurídica.
Nombre completo.
Salario devengado.
Deducciones como pensión, salud, riesgos laborales, etc.
Conceptos adicionales como horas extras, bonificaciones, comisiones, etc.
Información sobre las deducciones por retención en la fuente.

Formato y proceso de generación

La nómina electrónica se debe generar en un formato XML específico que es el único aceptado por la DIAN. Este archivo debe cumplir con la estructura y los parámetros establecidos en la resolución 0262 de 2020 . El proceso de generación de la nómina electrónica consta de los siguientes pasos:

Preparación de la información
Recopilar todos los datos necesarios sobre los pagos y deducciones de los empleados para crear el archivo XML. Es importante tener claro cómo se deben clasificar los pagos y deducciones de acuerdo con la normativa vigente.
Creación del archivo XML
El archivo XML debe ser generado conforme a los estándares establecidos por la DIAN. En este paso se puede hacer manualmente o, en la mayoría de los casos, utilizando un software especializado. Existen plataformas y herramientas en línea que permiten la creación de este archivo de manera automática.
Revisión de la información
Antes de enviar el archivo a la DIAN, es esencial realizar una revisión exhaustiva para evitar errores. Se deben verificar los datos de los empleados, las cifras de los pagos y las deducciones, así como el cumplimiento de la normativa.
Envío a la DIAN
Una vez que el archivo XML esté listo, se debe enviar electrónicamente a través del portal de la DIAN en el sistema "Nómina Electrónica" . Para ello, se debe contar con una firma electrónica que autentifique el envío.

Plazos de envío de la Nómina Electrónica

La normativa vigente, específicamente la Resolución 000013 de 2021, establece que la transmisión de este documento a la DIAN debe efectuarse dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente al periodo de pago. Es importante tener en cuenta que esta obligación se aplica independientemente de la frecuencia con la que se realicen los pagos, y que los días hábiles se refieren a los días de lunes a viernes.

Teniendo en cuenta el contexto anterior, te presentamos las fechas a tener en cuenta para los 12 envíos que deberán realizarse en relación con la nómina electrónica del 2025. Cabe destacar que la nómina correspondiente a diciembre de 2025, deberá enviarse durante los 10 primeros días hábiles de enero de 2026.

fechas nomina electrónica — Calendario Nomina Electrónica 2025

Beneficios de la Nómina Electrónica en tu empresa

Soporte para deducciones en el impuesto sobre la renta
La nómina electrónica se convierte en un soporte válido para los costos y deducciones relacionados con los pagos a empleados, lo que permite a las empresas reducir su base imponible en el impuesto sobre la renta. Esto significa que los pagos realizados a través de la nómina electrónica, una vez validados por la DIAN, pueden ser utilizados para disminuir el monto de impuestos a pagar.
Mayor precisión en la información reportada a la DIAN
La digitalización y estandarización de la información de nómina reduce significativamente el riesgo de errores en los reportes a la DIAN. Esto disminuye la probabilidad de sanciones y requerimientos por parte de la autoridad tributaria, lo que a su vez optimiza el cumplimiento fiscal.
Facilitación de devoluciones y declaraciones sugeridas
La DIAN, al contar con información más precisa y en tiempo real, puede agilizar los procesos de devoluciones de impuestos y generar declaraciones sugeridas más exactas. Esto simplifica el cumplimiento tributario para las empresas y reduce la carga administrativa.

Errores comunes al generar la Nómina Electrónica

Errores en la información del empleado
Uno de los errores más frecuentes es la inexactitud en los datos de los empleados. Esto incluye errores en el número de identificación, nombres, apellidos, fechas de ingreso y tipo de contrato. Estas inconsistencias pueden generar problemas con la DIAN y afectar la correcta liquidación de impuestos y seguridad social.
Cálculos incorrectos en las deducciones y devengos
Los cálculos erróneos en las deducciones (como seguridad social, retención en la fuente, y otros descuentos) y en los devengos (salario, horas extras, bonificaciones) son otro error común. La complejidad de la normativa laboral y tributaria puede llevar a errores en la liquidación, lo que resulta en pagos incorrectos a los empleados y en reportes inexactos a la DIAN.
Incumplimiento de los plazos y la normativa de la DIAN
El desconocimiento o incumplimiento de los plazos establecidos por la DIAN para la transmisión de la nómina electrónica es un error grave. Además, las empresas pueden cometer errores al no seguir los lineamientos técnicos y normativos de la DIAN en la generación y transmisión de la nómina. Esto puede generar sanciones y requerimientos por parte de la autoridad tributaria.

Sanciones por incumplimiento

Las sanciones por incumplimiento de las normativas sobre la nómina electrónica en Colombia varían en función del tipo de infracción. Las empresas deben ser diligentes en cumplir con todas las obligaciones, ya que el incumplimiento puede resultar en multas económicas, sanciones adicionales, sanciones más graves.

La omisión de este procedimiento de transmisión de nomina electrónica a la DIAN impide la inclusión del costo de la nómina no transmitida en la declaración del período correspondiente, exponiendo al contribuyente a una sanción equivalente al 1 % de las cantidades sobre las cuales no se proporcionó la información.

Además, la entrega de la nómina electrónica con errores conlleva una penalización del 0,7 % sobre los montos reportados incorrectamente. En el caso de presentar este documento de manera extemporánea, se aplicará una sanción del 0,5 % sobre las sumas informadas tardíamente.

Es importante destacar que estas sanciones están sujetas a un límite máximo de 7.500 UVT ($373.493.000 para 2025).

En conclusión generar y reportar la nómina electrónica ante la DIAN es un proceso clave para la correcta gestión tributaria y administrativa de las empresas en Colombia. Si bien este procedimiento puede parecer complicado al principio, con las herramientas adecuadas y la debida capacitación, se puede realizar de manera eficiente y sin inconvenientes.

Cumplir con esta obligación no solo es necesario para evitar sanciones, sino también para contribuir a una mayor transparencia y control fiscal en el país.

Es importante estar al día con las actualizaciones y cambios normativos, ya que la DIAN puede realizar ajustes a los requerimientos técnicos o plazos de presentación de la nómina electrónica. Para que no te pierdas de nada, te invitamos a suscribirte a nuestro blog de noticias.

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Optimización de procesos y reducción de costos:
La nómina electrónica automatiza tareas que antes se realizaban manualmente, como el cálculo de pagos, la generación de comprobantes y el archivo de documentos. Esto reduce los tiempos de procesamiento, disminuye el uso de papel y minimiza los costos asociados a la gestión de nómina